万一の備え!最新のアドレス帳データを効率よく保存する方法

(階層カテゴリ:パソコン (全般)/メール)
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投稿日 17/01/02   更新日 17/05/31
 
 

 
 今の人はパソコンやスマホを使うのが当たり前の時代です。そこで突如なくなったら困るのがアドレス帳のデータです。私の場合、データ消失というのを何度か経験した事があり、突如のデータ消失には恐怖を感じ、またバックアップデータの重要性を感じます。そこで今回は、データで重要なアドレス帳データの効率的な管理と保存方法について考えてみます。

この記事の対象者

この記事は以下の人を対象とします。

・万一に備え、重要なアドレス帳データを効率よく保存したい人
・重要なアドレス帳データの効率的な管理とデータ保存をしたい人
・バックアップデータの重要性が分かっている人
・パソコンとスマホの両方でアドレス帳管理をしている人

データ消失の恐怖

自分はパソコンで何度かデータ消失をしたことがあります。

具体例をあげてみると、家の近くに雷が落ち、それで過電流がはしりパソコンのハードディスクがいかれた、パソコンを10年以上使い続け、老朽化によりパソコンが立ち上がらなくなり、中にあった最新データを取り出せなかったなどです。

パソコントラブルにより、突如のデータ消失を経験した人にはデータ消失の恐怖とバックアップデータの重要性が分かると思います。

バックアップデータの重要性

今まで突如のパソコントラブルによりデータ消失を経験してきました。

でも最新データでなかったにしても、パソコン外部にバックアップデータはとっておいたので、なんとか今までデータ復元をすることができました。

ある程度、パソコンを知っている人は外部メディアにデータのバックアップをしていると思います。

外部メディアとは外付けHDDやUSBなどです。自分の場合、外部のバックアップデータにより何度も助けられました。

バックアップのタイミング

自分の場合、1カ月に一回の割合でパソコンの最新データを外部メディアにバックアップしています。

自分のバックアップ回数、タイミングはおいといて、バックアップ回数、タイミングは人それぞれと考えます。

自分が一番なくなると困ると感じるデータ

自分がなくなると一番困るデータは、自分でコツコツ作ってきた個人データや写真などです。

自分の場合、個人データはワード、エクセル、テキストファイルなどで作ったデータです。写真は旅行写真や思い出の写真などです。

昔はデータにしても写真にしても紙ベースのものもありましたが、今は全て電子化してパソコンにデータ保存しています。

これらのデータは突如なくなったら困ります。

また、アドレス帳データも親族や知人、知り合いなどのデータがあるのでなくなったら困ります。

アドレス帳のデータも今は全て電子化しています。逆にいうと今、紙ベースのデータはありません。これらはなくなると困るといつも感じます。

個人データと写真データについて

個人データと写真データのバックアップについてですが、これらのデータは外部のメディアにしっかりバックアップをとっていれば問題ないと考えます。

今までパソコントラブルによりバックアップデータから復元を何度かしましたが問題ありませんでした。

アドレス帳データとは

分かっていると思いますが、アドレス帳データをおさらいしておきます。

アドレスとは日本語にすると住所ですが、住所データではありません。

アドレス帳データとは、スマホの電話番号、固定電話の番号、Eメール全般を指します。もちろん名前もですが。

ここでいうアドレス帳データとは相手とコンタクトの取れる情報のことを指します。

逆に今の時代、友達の電話番号やEメールは知っていても住所を全然知らないということも多いです。

アドレス帳データの重要性

アドレス帳のデータは重要です。昔なら友達の10桁の電話番号を記憶したりしていましたが、今そんなことをしている人はいないと思います。

今の時代はパソコンにしても、スマホにしてもアドレス帳機能を使い、目的の友達を検索して電話番号やメールアドレスを選択してコンタクトをとっていると思います。

正直、今の時代、友達の名前は知っていても電話番号やメールアドレスはまったく記憶していない人が多いと思います。

一度登録してしまえばよいのですから。便利な反面、アドレス帳データが突如、消失したらと考えると恐怖を感じます。

アドレス帳データの保管について

アドレス帳データのバックアップデータについては少し工夫が必要と考えます。

(1) 手書きデータで残す
 この方法、パソコンが世の中に普及していないときはしていました。でもこの方法、現代的ではありません。またパソコンが普及した時代にこの管理方法は面倒くさいです。

(2) エクセルデータで管理する
 エクセルでアドレス帳を個人で作り、データ管理する方法は現代的です。電子化という点もよいです。でもこの方法のアドレス帳管理だと、パソコンのメーラーのアドレス帳と二重管理になり、少し面倒くささを感じます。

よいアドレス帳データ管理はないか

アドレス帳データは重要です。でも紙ベース(手書き)の管理や個人で作成したエクセルデータでの管理は少々面倒です。

そこで、重要なアドレス帳データを効率的で簡単に管理し、バックアップデータも簡単にとれる方法はないかと考えてみました。

そして思いついたのが…

メーラーのアドレス帳でデータ管理をして、バックアップデータはメーラーのエクスポート機能でcsvデータを出力する方法でした。

これなら二重管理ではなく一重管理で効率的と考えました。またバックアップデータの作成も簡単にできると考えました。

スマホのアドレス帳との同期

気になるのがパソコンのアドレス帳と、スマホのアドレス帳との同期です。

自分の場合、スマホのアドレス帳だけにデータ登録というときがあります。

このようなときは、スマホとパソコンの同期が取れず困ります。

そこで考えたのが、パソコンのメーラーのアドレス帳をマスターデータとすることでした。

パソコンのメーラーのアドレス帳をマスターとすれば全体的な管理が一本化できると考えました。またスマホとパソコンの同期が取りやすいと思いました。

なので、スマホのみしかないアドレス帳データはパソコンのメーラーのアドレス帳に登録するようにしています。こうすると全体的なデータ管理はよくなります。

■イメージ
 

アドレス帳のデータ登録

パソコンのメーラーの登録機能を使うとデータ登録が楽です。オススメです。

■一例 liveメールの登録画面
 

名前の五十音順の表示

パソコンのメーラーのアドレス帳に新規データを登録するとき気になることがあります。

普通の状態でアドレス帳を見ると五十音順にデータが表示されません。

これは名前の漢字では五十音順に並べることができないからです。

この対応策として、ニックネーム項目を使って、ニックネームにひらがな読みの名前を入力することです。

ニックネームのひらがなでソートすると、五十音順に表示することが可能です。

自分の場合、データ登録するときアドレス帳のデータが五十音順に表示されず困りました。

上記に上げた方法、便利なテクニックなのでオススメです。

この方法、以下のサイトに詳しく載っています。オススメのサイトです。

参考記事 → Windows 7のWindows Liveメール(2011)でアドレス帳のデータを五十音順に並べる方法

csvデータの文字化け

エクスポートしたアドレス帳のcsvファイルを直接、エクセルで開くと文字化けして表示されます。

この解決策として以下の自分が作成したブログをオススメします。

おすすめブログの手順でやると文字化けは解消します。

参考記事 → 文字化けしたcsv形式のアドレス帳データをエクセルで正しく表示させる方法

アドレス帳管理のポイント

Windowsのメーラーでのアドレス帳管理のポイントについてまとめておきます。参考にしてください。

ポイント1)
不必要な項目は削除する。必要な項目だけ管理する
  → 管理が楽になる

【オススメのアドレス帳管理項目】
・姓
・名
・メモ   (スマホの登録データ管理に利用)
・ニックネーム  (五十音順の並びに利用)
・メールアドレス
・携帯番号
・固定電話番号

ポイント2)
ニックネームにひらがな入力をしてソートする
  → 五十音順の並びになり、分かりやすくなる

ポイント3)
メモ項目はスマホのアドレス帳登録管理に利用する
  → スマホのみ登録しているデータにマークをつけておくと、復元のとき分かりやすい

参考例)
アドレス帳のイメージ
 
(クリックすると拡大表示されます)

まとめ

パソコンのメーラーのアドレス帳をマスターデータとすると、一元管理ができてアドレス帳データの管理が楽です。

またメーラーのエクスポート機能を使うとアドレス帳のバックアップデータもcsvデータですが簡単に作成できます。

アドレス帳のデータ管理にお困りの人は私も含めて多いと思います。この記事が参考になればと思います。
 
 
●最後まで読んでいただきありがとうございました。
 
 
おしまい

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